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FAQ ePass

Stand: Dezember 2016
 
MODUL UND FUNKTIONÄRSVERWALTUNG 
 
Wie kann man einen ePass Admin (Vereinsverantwortliche für ePässe des Vereines) zuweisen?
Siehe: http://wiki.it4sport.de/doku.php?id=aufsteiger:epass
 
Welche Personendaten können vom Vereinsaccount oder ePass Admin geändert werden?
Es können alle Angaben zur Person geändert werden. Das Geburtsdatum und die Nationalität können nur von der VLW-Passstelle auf Antrag geändert werden. E-Mail an: phoenix@vlw-online.de
 
Wie kann ich meinen Benutzernamen ändern?
Der Benutzername kann nur von der VLW-Passstelle auf Antrag geändert werden. E-Mail an: phoenix@vlw-online.de
 
 
EPASS

Wie können Mädchen/Damen einer Jungen-/Herrenmannschaft zugeordnet werden?
Eine Zuordnung von Mädchen/Damen in eine Jungen-/Herrenmannschaft ist nur über die Sammelzuordnung möglich. Hierfür klicken Sie im Modulbereich "ePass" / Modul "Mannschaftszuordnung" auf den Button "+ Spieler zuordnen". In der Auswahlmaske Verein, Geschlecht, Pass-Art und die Mannschaft auswählen, zu der die Spielerin zugeorndet werden soll (hier also die Jungen-/Herrenmannschaft auswählen. Anschließend auf den Button "+ Pässe auswählen" klicken.
 
Es werden zunächst nur Pässe angezeigt, die entsprechend der Pass-Art und des Geschlechts dieser Mannschaft zugewiesen werden können. Die Suchfelder können aber bei Sonderfällen, wie z.B. Frauen in Männermannschaften oder Mädchen in Jungenmannschaften, entsprechend geändert werden. Durch Setzen des Hakens können nun mehrere Spielerinnen ausgewählt werden. Anschließend auf "Auswählen" klicken um die Auswahl zu übernehmen. 
 
Es müssen ggfs. noch Jugendfreigaben bestätigt werden. Abschließend auf den Button klicken, so dass die Mannschaftszuordnungen übernommen werden. Auf der "Startseite" werden nun alle SpielerInnen mit einer Mannschaftszuordnung angezeigt.
 
Welche Personendaten sind verpflichtend auszufüllen?
Folgende Personendaten sind Pflichtfelder nach DVV-Vorgaben auszufüllen:
- Name
- Geburtsname (Falls abweichend vom Namen) 
- Vorname
- Geschlecht
- Nationalität
- Geburtsort 
- Geburtstag: Format TT.MM.JJJJ
- Straße
- Postleitzahl
- Ort
- E-Mail-Adresse
- Passbild
- Datenschutzerklärung
 
Müssen nur die Daten im Reiter Personen-Daten ausgefüllt werden?
Ja, die Infos in den Personen-Daten reichen aus. Die Pass-Daten sind bei bestehenden Pässen schon vorhanden. Nur bei einer Neuanlage vom Verein sind auch die Pass-Daten vom Verein einzupflegen. 
 
Personen die doppelt oder mehrfach in Phoenix angelegt sind...
... auf Grund von falscher Schreibweise können Dubletten im System sein. Bei Auffälligkeiten bitte eine kurze Info an phoenix@vlw-online.de schicken.
 
Welche Vorgaben für das digitale Passbild müssen erfüllt werden?
- Die folgenden Eigenschaften muss ein Bild erfüllen: 
- Dateiformat: .jpg, .png, .bmp 
- Die Bildgröße muss mindestens 3,5 x 4,5 cm betragen bzw. 413 x 550 Pixel (bei 300 dpi) 
- Die Dateigröße muss zwischen 100kb und 500kb liegen 
- Die Gesichtshöhe muss 70-80% des Fotos einnehmen 
- Das Gesicht muss in allen Bereichen scharf abgebildet, kontrastreich und klar sein 
- Die Person muss gerade in die Kamera blicken 
- Kopfbedeckungen sind grundsätzlich nicht erlaubt 
Eventuell müssen die Bilder mit einem Bildbearbeitungsprogramm auf die richtige Größe gebracht werden. 
 
Können bisherige Passbilder der alten Pässe verwendet werden?
Nein, da sie auf Grund des vorhandenen Stempel auf dem Bild schon nicht den Richtlinien des digitalen Passbildes entsprechen. Siehe dazu „Vorgaben für das digitale Passbild“
 
Was ist nach der Aktualisierung der Passdaten und des Passbildes zu tun? 
Ab 1.7. können die Vereine die Pässe der jeweiligen Mannschaft für die Saison zuordnen. Die Staffelleiter sehen dann automatisch, welche Spieler der Mannschaft in der jeweiligen Staffel zugeordnet wurde. Neue Pässe können jederzeit angelegt werden.
 
Müssen die Spielerpässe am Spieltag ausgedruckt vorliegen?
Die Pässe müssen ausgedruckt und unterschrieben beim Spieltag vorgelegt werden. Neue Ausdrucke sind jedoch erst nach Änderungen, wie z.B. Höherspielen, Festspielen, Mannschafts-/Vereinswechsel, ..., zwingend notwendig.

 
DATENSCHUTZ
 
Müssen alle Spieler das Erfassungsformular für die Spielerdaten ausfüllen?
Ja, auch wenn bereits alte Spielerpässe vorliegen. Verein trägt hierzu die Verantwortung. 

Muss das Erfassungsformular für die Spielerdaten an den VLW geschickt werden? 
Nein, das Erfassungsformular bleibt beim Verein. 
 
Wer unterschreibt die Datenschutzerklärung? 
Jeder Spieler bestätigt mit seiner Unterschrift die Richtigkeit seiner Daten und dass die Daten für Zwecke der Überwachung des Spielbetriebs gespeichert werden dürfen. Bei Minderjährigen muss die Unterschrift eines Erziehungsberechtigten erfolgen.



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